Die Arbeit der Assistentinnen ist für die Druckerei absolut entscheidend. Wenn Sie sich unter dem Begriff Assistent/Assistentin eine Person vorstellen, die Kaffee kocht oder sich um Terminkalender kümmert, dann irren Sie sich. Diese sind nämlich Fachassistentinnen mit einem großem „A“. Die ganze Abwicklung sämtlicher Aufträge liegt auf ihren Schultern. Zum großen Teil liegt es an ihnen, ob die Etiketten richtig, nach den Anforderungen des Kunden gefertigt werden.

Und was machen die Assistentinnen eigentlich genau bei Label?

Von den Geschäftsleuten nehmen sie die Bestellung in Empfang und prüfen nach, ob alle wichtigen Angaben vorhanden sind, wie z. B. Menge, Lieferungsort, Material, Spulengröβe, Etikettenabmessungen, Stückzahl pro Rolle, aber zum Beispiel auch Wicklung (wie das Etikett auf der Rolle angebracht wird, damit dies in die Anlagen bei den Kunden passt) u. Ä.

Zugleich muss jede Assistentin unter Mitwirkung mit dem DPT-Studio die Richtigkeit der bereitgestellten Angaben prüfen lassen und mit dem Kunden eventuelle Fehler, Unstimmigkeiten oder Widersprüche klären. Die neuen Kunden haben selbstverständlich die Anleitung zur Verfügung, der Sie entnehmen, wie die Daten richtig bereitgestellt werden sollen. Es ist wichtig, dass in der Bestellung richtige Angaben angegeben werden, denn die Bestellung dient als Vorlage für die Angabe, nach der der Auftrag gefertigt und geliefert wird. Kommt seitens des Kunden während der Bestellungsabwicklung eine Änderung vor, können einige der Angaben noch später geändert werden, aber nur bis zu dem Moment, wo die Etiketten gefertigt sind. Jede solche „kleine Änderung“ bedeutet jedoch für die Assistentinnen eine Menge Arbeit. Zum Beispiel: wenn die Anzahl der bestellten Etiketten erhöht wird, muss man den Preis nachkalkulieren und nachfragen, ob die größere Menge des entsprechenden Materials verfügbar ist. Das beeinflusst zum Schluss auch die Auswahl der Drucktechnologie und anschließend den Liefertermin. All das hat die Assistentin neu nachzuprüfen und zu besprechen. Auch wenn es nicht danach aussieht, bedeuten die nachträglichen Änderungen die Auftragsüberprüfung und -bearbeitung, fast wie bei einer neuen Fertigung. Es ist sehr wichtig, dass der Kunde sämtliche Informationen auf einmal, gänzlich und richtig einreicht.

Von den Angaben auf der Bestellung gibt die Assistentin das sogenannte Produkt ein und erstellt den Auftrag für die Fertigung. Dabei muss sie beachten, dass die Etiketten zum gewünschten Termin fertigbar sind, das Material verfügbar ist, der ganze Auftrag zum richtigen Liefertort geliefert wird, und dass die richtige Versandart angegeben wird. Bei Kunden, die ihre gefertigten Aufträge bei uns auf Lager lassen, müssen sie dann auch die rechtzeitige Anweisung für den Versand vom Lager sicherstellen, damit der Kunde seine Etiketten zum gewünschten Termin erhält. Die Assistentinnen bearbeiten auch Aufträge, die über unseren E-Shop eingehen.

Zu den nächsten wichtigen Pflichten des Backoffice gehören auch Entgegennahme und Erfassung der Reklamationen.  Die Assistentinnen prüfen, ob die Reklamation die genaue Beschreibung des Problems und die Kennzeichnung der Bestellung enthält, die für die Reklamation sehr wichtig ist. Anschlieβend prüfen sich nach, wo der Fehler aufgetreten ist, und die Reklamation wird an die zuständige Person weitergeleitet.

Administrativa 2

Das tägliche Brot für unsere Assistentinnen ist selbstverständlich die Kommunikation mit den Kunden. Sie erledigen Bestellungen, Anfragen, Fragen nach dem Termin, Reklamationen oder Unstimmigkeiten in den Daten, sowohl schriftlich als auch telefonisch. Darüber hinaus stellen sie die Mitwirkung und Kommunikation unter den anderen Abteilungen sicher, wie zum Beispiel: DTP-Studio, Technologie, Planung, Controlling-Abteilung, Logistik, Fertigung und selbstverständlich Geschäftsleute.

Das Backoffice kümmert sich weiter um sämtliche Dokumentation – sie sichern dort den Umlauf der Lieferscheine, Rechnungen, sie senden Kaufverträge und Geschäftsbedingungen ab. Die Assistentinnen versenden auch Proben und Druckproben und sie müssen im Kopf eine Menge von individuellen und kundenspezifischen Anforderungen der entsprechenden Firmen behalten.

Und vor allem, die Assistentinnen sind so etwas wie ein Aufprallschutz und sie sind die Ersten, die betroffen werden, wenn etwas am Auftrag schiefgegangen ist, die Etiketten nicht rechtzeitig geliefert wurden, oder ein anderes Problem aufgetaucht ist, das der Kunde zu bewältigen hat. Sie stehen unter ständigem Druck, damit sie keinen Fehler begehen, und der Auftrag nach ihrer Vorgabe korrekt gefertigt und an den Kunden ausgeliefert wird.

Uffffff. Auf jeden Fall ist es nicht wenig ….

Die Assistentinnen bewältigen ein unglaubliches Multitasking und es ist also kein Wunder, dass es meistens Frauen sind 😊 Aber Vorsicht, in dem „Backoffice-Team“ ist auch das andere Geschlecht vertreten. Unser weibliches Team wird durch einen Mann ergänzt, der diese Pflichten und die Arbeit tatsächlich verantwortlich übernommen hat und ein unverzichtbarer Teil des Teams ist.

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