Práce odborných asistentek je pro tiskárnu naprosto klíčová. Jestli si ale pod pojmem asistent/ka představujete někoho, kdo vaří kávu nebo se stará o kalendáře, tak to vás hned vyvedu z omylu. Tohle jsou totiž odborné asistentky s velkým “A“. Na jejich bedrech visí celé zadání všech zakázek. To, jestli budou etikety vyrobeny správně, podle požadavků zákazníka, z velké části záleží na nich.
A co přesně vlastně asistentky v Labelu dělají?
Od obchodníků přeberou objednávku a zkontrolují, zda na ní nechybí některý z důležitých údajů, jako je množství, místo dodání, materiál, barva, velikost dutinky, rozměr etiket, počet kusů na roli, ale taky třeba návin (jak bude etiketa na roli umístěna, aby seděla do strojů u zákazníků) apod. Zároveň musí každá asistentka ve spolupráci s DTP studiem nechat zkontrolovat správnost poskytnutých dat a vykomunikovat se zákazníkem případné chyby, nesrovnalosti či rozpory. Pro nové zákazníky je samozřejmě k dispozici návod, ve kterém naleznete, jak mají být data správně připravena. Je důležité, aby na objednávce byly uvedeny správné údaje, protože objednávka slouží jako podklad pro zadání, podle kterého se zakázka vyrobí a dodá. Pokud v průběhu objednávky dojde k nějaké změně ze strany zákazníka, je možné některé z údajů ještě později změnit, ale jen do té chvíle, než jsou etikety vyrobeny. Každá takováto „malá změna“ znamená ale pro asistentky další kopec práce. Například při navýšení množství objednaných etiket se musí znovu překalkulovat cena a poptat, zda je dostupné větší množství daného materiálu. To nakonec ovlivní i výběr tiskové technologie a následně i termín dodání. To vše musí asistentka znovu ověřit a vykomunikovat. I když se to nezdá, tak dodatečné změny znamenají ověření a zpracování objednávky, skoro jako u nové výroby. Je velmi důležité, aby zákazník předal všechny informace najednou, uceleně a správně.
Z údajů na objednávce pak zadá asistentka tzv. produkt a vytvoří zakázku pro výrobu. Při tom si musí dát pozor na to, aby etikety byly vyrobitelné v požadovaném termínu, aby na ně byl k dispozici materiál, aby celá zakázka byla dodaná na správné místo a byl zadán správný způsob dopravy. U zákazníků, kteří si vyrobené zakázky nechávají u nás na skladě, pak musí zajistit i včasný pokyn pro výdej ze skladu, aby zákazník etikety dostal v termínu, který požaduje. Asistentky také zpracovávají zakázky, které chodí prostřednictvím našeho e-shopu.
Další důležitou povinností backofficu je přijímání a evidence reklamací. Asistentky zkontrolují, zda reklamace obsahuje identifikaci zakázky, fotodokumentaci, která je pro reklamaci velmi důležitá a přesný popis problému. Poté prověří, kde se stala chyba a postoupí reklamaci kompetentní osobě.
Denním chlebem pro naše asistentky je také samozřejmě komunikace se zákazníky. Vyřizují objednávky, poptávky, dotazy na termíny, reklamace či nesrovnalosti v datech, jak přes písemně, tak i telefonicky. Navíc zajišťují součinnost a komunikaci mezi ostatními odděleními jako jsou: DTP studio, technologie, plánování, ekonomické oddělení, logistika, výroba a samozřejmě hlavně obchodníci.
Dále backoffice obstarává veškerou dokumentaci – zajišťují tam oběh dodacích listů, faktur, odesílají kupní smlouvy a obchodní podmínky. Asistentky také rozesílají vzorky a nátisky a v hlavě ještě navíc musí udržet spoustu individuálních a specifických požadavků zákazníků daných firem.
A hlavně, asistentky jsou takovou nárazovou bariérou a takzvaně první na ráně, pokud se v zakázce něco nepovedlo, etikety nedorazily včas, či nastal jiný problém, který zákazník potřebuje vyřešit. Jsou také pod neustálým tlakem, aby neudělaly chybu a zakázka se podle jejich zadání správně vyrobila a odešla k zákazníkovi.
Uffffff. Rozhodně toho není málo….
Asistentky prostě zvládají neuvěřitelný multitasking a není tedy divu, že jsou to většinou ženy 
Ale pozor, v „backofficím“ týmu nám nechybí ani zastoupení opačného pohlaví. Ženský kolektiv nám doplňuje muž, který se těchto povinností a práce chopil opravdu zodpovědně a je nepostradatelnou součástí týmu.
